Veelgestelde vragen

App on the Road is een fleet management systeem dat bestaat uit twee delen: een eenvoudige mobiele app voor chauffeurs en een webdashboard voor wagenparkbeheerders. Chauffeurs voeren voertuiginspecties uit, melden schades en gebreken (met foto’s) en communiceren via de ingebouwde chat. Wagenparkbeheerders zien alle meldingen direct binnenkomen, maken werkorders aan, beheren documenten en houden vervaldatums zoals APK en tachograaf in de gaten.

Voor transportbedrijven, taxibedrijven en andere organisaties met een eigen wagenpark. De chauffeursapp is bewust zo simpel gehouden dat chauffeurs zonder training aan de slag kunnen: grote knoppen, weinig stappen, duidelijke taal.

De chauffeursapp is beschikbaar voor Android en iOS. Het dashboard voor wagenparkbeheerders draait in de browser en werkt op elke computer, zonder installatie.

De chauffeursapp is beschikbaar in 11 talen: Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools, Tsjechisch, Spaans, Italiaans, Bulgaars, Servisch en Hongaars. Iedere chauffeur kiest zijn eigen taal in de app.

Nee. De app is ontworpen om zonder uitleg te gebruiken. Een chauffeur logt in, ziet de voertuigenlijst en kan direct een inspectie starten of een melding doen. Voor wie het toch wil naslaan staat er een beknopte uitleg in de kennisbank.

Na het aanmaken van je omgeving voer je je voertuigen en chauffeurs in (handmatig of via import). Chauffeurs ontvangen automatisch een uitnodigingsmail om hun wachtwoord in te stellen en de app te activeren. De meeste bedrijven zijn binnen enkele dagen volledig operationeel.

In twee stappen. Eerst de gegevens van het incident: type incident, een korte verklaring, datum en tijd, en de locatie. Eventueel ook de gegevens van een tegenpartij. Daarna voegt de chauffeur foto’s toe — zoveel als nodig — en dient de melding in. De schademelding verschijnt direct in het dashboard met de status “Open”.

De chauffeur opent het voertuig, start de inspectie en beantwoordt de vragen stap voor stap met OK, Niet OK of N.v.t. Bij “Niet OK” kan hij een toelichting en foto toevoegen. De GPS-locatie wordt automatisch vastgelegd. Via inspectietemplates bepaal je zelf welke vragen worden gesteld — bijvoorbeeld een dagelijkse rijklaarcontrole of een uitgebreide periodieke check.

Alleen wat relevant is: de voertuigenlijst (met kenteken, vlootnummer en vervaldatums met kleurcodering), zijn eigen schade- en gebrekmeldingen, zijn persoonlijke documenten en de berichtenfunctie. Welke onderdelen zichtbaar zijn, stel je per bedrijf in.

Ja. Onder “Mijn Documenten” ziet de chauffeur documenten die de wagenparkbeheerder heeft klaargezet, zoals de groene kaart, het kentekenbewijs, handleidingen of het werkgevershandboek. Daarnaast zijn er algemene documenten die voor alle chauffeurs zichtbaar zijn, bijvoorbeeld instructies of protocollen.

Als een chatapp. De chauffeur typt een bericht, kan foto’s, video’s of bestanden meesturen, en ziet ongelezen berichten met een rood bolletje. De wagenparkbeheerder beantwoordt de berichten vanuit het dashboard — of onderweg vanuit de mobiele app.

Op het inlogscherm staat “Wachtwoord vergeten”. Na het invullen van de gebruikersnaam ontvangt de chauffeur een e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen. De wagenparkbeheerder kan daarnaast vanuit het dashboard het wachtwoord resetten of de uitnodigingsmail opnieuw versturen.

Een actueel overzicht van je hele vloot: alle voertuigen met vervaldatums (APK, tachograaf), alle openstaande schades en gebreken, uitgevoerde inspecties, veiligheidsmeldingen, werkorders en de chats met je chauffeurs. Vrijwel elk overzicht is te filteren en te exporteren naar Excel.

Door er een werkorder voor aan te maken. Bij het aanmaken van een werkorder zie je in één overzicht alle openstaande gebreken en schades van dat voertuig en koppel je ze in batch. Zodra de werkorder gereed wordt gemeld, wijzigt het systeem automatisch de status van alle gekoppelde meldingen. Is iets al opgelost zonder werkorder? Dan wijzig je de status direct op de melding zelf.

Ja. Open de werkorder en klik op “Versturen naar leverancier”. Het systeem stelt automatisch een e-mail samen met de werkorder en bijbehorende foto’s als bijlage. De leverancier hoeft alleen een e-mailadres te hebben in je stamgegevens. Reacties van de leverancier komen per e-mail terug in de werkorder.

Ja. Als wagenparkbeheerder kies je in de mobiele app of je hem als Beheerder of als Chauffeur gebruikt. In de beheerdersmodus zie je alle openstaande gebreken en schades binnen je bedrijf, kun je statussen wijzigen en reageer je op chauffeur-chats — handig voor onderweg.

Via het menu Chauffeurs klik je op “Chauffeur toevoegen”, vul je de gegevens in en sla je op. De chauffeur ontvangt automatisch een uitnodigingsmail om een wachtwoord in te stellen en de app te activeren. Je kunt de uitnodiging op elk moment opnieuw versturen.

Ja. Je maakt voor charters eigen chauffeursaccounts aan met het vinkje “Is charter”. Per objectsoort bepaal je welke voertuigen voor charters zichtbaar zijn, zodat een onderaannemer alleen de relevante voertuigen ziet.

Ja, voor Nederlandse kentekens worden de RDW-gegevens elke nacht gesynchroniseerd via RDW OpenData. Let op: de RDW levert deze gegevens met één dag vertraging aan, dus het dashboard loopt altijd één dag achter op de RDW-website.

Ja. Voertuigen en chauffeurs kun je via import aanleveren, documenten kun je in batch uploaden, en vrijwel elk overzicht (schades, gebreken, inspecties, voertuigen, werkorders) is te exporteren naar Excel. Voor koppelingen met andere systemen is een API beschikbaar.

Bij het melden van een gebrek kan de chauffeur aangeven dat het onveilig is om door te rijden. Hij ziet dan de instructie om niet verder te rijden en contact op te nemen met de planning. Tegelijk wordt er automatisch een e-mail of sms gestuurd naar de aangewezen contactpersonen, zodat een gestrande chauffeur direct wordt opgemerkt.

Ja, via de veiligheidsmodule meldt een chauffeur bijna-ongevallen, ongevallen en onveilige situaties — met locatie, oorzaak, eerste reactie, eventuele gezondheidsvragen en foto’s. Deze meldingen komen als veiligheidsrapportages in het dashboard terecht.

Je gegevens zijn strikt gescheiden van die van andere bedrijven. Binnen je eigen omgeving bepaal je via rollen wie wat ziet: chauffeurs zien alleen hun eigen meldingen en voertuigen, wagenparkbeheerders zien de gegevens van het hele wagenpark.

Bij het uitvoeren van een inspectie en bij veiligheidsmeldingen wordt de GPS-locatie automatisch vastgelegd, zodat altijd duidelijk is waar de inspectie of melding heeft plaatsgevonden. De app volgt chauffeurs niet continu.