Questions fréquentes

App on the Road est un système de gestion de flotte composé de deux parties : une application mobile simple pour les chauffeurs et un tableau de bord web pour les gestionnaires de flotte. Les chauffeurs effectuent des inspections de véhicules, signalent les dommages et les défauts (avec photos) et communiquent via le chat intégré. Les gestionnaires de flotte voient tous les signalements arriver immédiatement, créent des ordres de travail, gèrent les documents et surveillent les dates d’échéance comme le contrôle technique (APK aux Pays-Bas) et le tachygraphe.

Aux entreprises de transport, sociétés de taxi et autres organisations disposant de leur propre flotte. L’application chauffeur est volontairement si simple que les chauffeurs peuvent commencer sans formation : grands boutons, peu d’étapes, langage clair.

L’application chauffeur est disponible pour Android et iOS. Le tableau de bord pour gestionnaires de flotte fonctionne dans le navigateur, sur n’importe quel ordinateur, sans installation.

L’application chauffeur est disponible en 11 langues : néerlandais, anglais, allemand, français, polonais, tchèque, espagnol, italien, bulgare, serbe et hongrois. Chaque chauffeur choisit sa propre langue dans l’application.

Non. L’application est conçue pour être utilisée sans explication. Un chauffeur se connecte, voit la liste des véhicules et peut immédiatement démarrer une inspection ou faire un signalement. Pour ceux qui souhaitent malgré tout s’y référer, une explication concise est disponible dans la base de connaissances.

Après la création de votre environnement, vous saisissez vos véhicules et vos chauffeurs (manuellement ou via import). Les chauffeurs reçoivent automatiquement un e-mail d’invitation pour définir leur mot de passe et activer l’application. La plupart des entreprises sont pleinement opérationnelles en quelques jours.

En deux étapes. D’abord les informations sur l’incident : type d’incident, une brève déclaration, date et heure, et le lieu. Éventuellement aussi les coordonnées d’une partie adverse. Ensuite, le chauffeur ajoute des photos — autant que nécessaire — et soumet le signalement. Le signalement de dommage apparaît immédiatement dans le tableau de bord avec le statut « Ouvert ».

Le chauffeur ouvre le véhicule, démarre l’inspection et répond aux questions étape par étape avec OK, Pas OK ou N/A. En cas de « Pas OK », il peut ajouter un commentaire et une photo. La position GPS est enregistrée automatiquement. Grâce aux modèles d’inspection, vous déterminez vous-même les questions posées — par exemple un contrôle quotidien avant départ ou une vérification périodique approfondie.

Uniquement ce qui est pertinent : la liste des véhicules (avec plaque d’immatriculation, numéro de flotte et dates d’échéance avec code couleur), ses propres signalements de dommages et de défauts, ses documents personnels et la messagerie. Vous configurez par entreprise les éléments visibles.

Oui. Sous « Mes documents », le chauffeur voit les documents personnels que le gestionnaire de flotte a mis à disposition, comme la carte verte (attestation d’assurance), le certificat d’immatriculation, des manuels ou le manuel de l’employeur. Il existe en outre des documents généraux visibles par tous les chauffeurs, par exemple des instructions ou des protocoles.

Comme une application de chat. Le chauffeur tape un message, peut joindre des photos, des vidéos ou des fichiers, et repère les messages non lus grâce à une pastille rouge. Le gestionnaire de flotte répond aux messages depuis le tableau de bord — ou en déplacement depuis l’application mobile.

Sur l’écran de connexion figure « Mot de passe oublié ». Après avoir saisi son nom d’utilisateur, le chauffeur reçoit un e-mail pour définir un nouveau mot de passe. Le gestionnaire de flotte peut en outre réinitialiser le mot de passe depuis le tableau de bord ou renvoyer l’e-mail d’invitation.

Un aperçu actualisé de toute votre flotte : tous les véhicules avec leurs dates d’échéance (APK, tachygraphe), tous les dommages et défauts en cours, les inspections effectuées, les signalements de sécurité, les ordres de travail et les chats avec vos chauffeurs. Presque chaque aperçu peut être filtré et exporté vers Excel.

En créant un ordre de travail. Lors de la création d’un ordre de travail, vous voyez dans un seul aperçu tous les défauts et dommages en cours de ce véhicule et vous les associez en lot. Dès que l’ordre de travail est marqué comme terminé, le système modifie automatiquement le statut de tous les signalements associés. Quelque chose est déjà résolu sans ordre de travail ? Vous modifiez alors le statut directement sur le signalement lui-même.

Oui. Ouvrez l’ordre de travail et cliquez sur « Envoyer au fournisseur ». Le système compose automatiquement un e-mail avec l’ordre de travail et les photos correspondantes en pièce jointe. Le fournisseur doit simplement avoir une adresse e-mail dans vos données de base. Les réponses du fournisseur reviennent par e-mail dans l’ordre de travail.

Oui. En tant que gestionnaire de flotte, vous choisissez dans l’application mobile de l’utiliser comme Gestionnaire ou comme Chauffeur. En mode gestionnaire, vous voyez tous les défauts et dommages en cours dans votre entreprise, vous pouvez modifier les statuts et répondre aux chats des chauffeurs — pratique en déplacement.

Via le menu Chauffeurs, cliquez sur « Ajouter un chauffeur », remplissez les informations et enregistrez. Le chauffeur reçoit automatiquement un e-mail d’invitation pour définir un mot de passe et activer l’application. Vous pouvez renvoyer l’invitation à tout moment.

Oui. Vous créez pour les affrétés leurs propres comptes chauffeur en cochant la case « Est affrété ». Par type d’objet, vous déterminez quels véhicules sont visibles pour les affrétés, de sorte qu’un sous-traitant ne voie que les véhicules pertinents.

Oui, pour les plaques d’immatriculation néerlandaises, les données du RDW (autorité néerlandaise des véhicules) sont synchronisées chaque nuit via RDW OpenData. Attention : le RDW fournit ces données avec un jour de retard, le tableau de bord a donc toujours un jour de décalage par rapport au site web du RDW.

Oui. Vous pouvez fournir les véhicules et les chauffeurs via import, téléverser les documents en lot, et presque chaque aperçu (dommages, défauts, inspections, véhicules, ordres de travail) peut être exporté vers Excel. Une API est disponible pour les connexions avec d’autres systèmes.

Lors du signalement d’un défaut, le chauffeur peut indiquer qu’il est dangereux de continuer à rouler. Il voit alors l’instruction de ne pas poursuivre sa route et de contacter le planning. En même temps, un e-mail ou un SMS est automatiquement envoyé aux personnes de contact désignées, de sorte qu’un chauffeur immobilisé soit immédiatement repéré.

Oui, via le module sécurité, un chauffeur signale les presque-accidents, accidents et situations dangereuses — avec lieu, cause, première réaction, éventuelles questions de santé et photos. Ces signalements arrivent dans le tableau de bord sous forme de rapports de sécurité.

Vos données sont strictement séparées de celles des autres entreprises. Au sein de votre propre environnement, vous déterminez via les rôles qui voit quoi : les chauffeurs ne voient que leurs propres signalements et véhicules, les gestionnaires de flotte voient les données de toute la flotte.

Lors de l’exécution d’une inspection et lors des signalements de sécurité, la position GPS est enregistrée automatiquement, de sorte qu’il soit toujours clair où l’inspection ou le signalement a eu lieu. L’application ne suit pas les chauffeurs en continu.